Проект (в управленческой деятельности)

Жизненный цикл проекта

Проект (в управленческой деятельности; от англ. project и от лат. projectus — брошенный вперёд, выступающий, выдающийся вперёд) — комплекс мероприятий, определённых во времени и направленных на достижение заранее определённой цели, создание определённого, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска.

Определение проекта

В современной научно-исследовательской и научно-публицистической литературе, а также в сети Интернет представлено несколько определений термина «проект». Так как они имеют единую базу, ниже представлены наиболее распространённые формулировки:

• ГОСТ Р 54869-2011:

Проект — это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений.

• PMBoK 5:

Проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата.

• Стандарт DIN 69901:

Проект — это одноразовая, не повторяющаяся деятельность или совокупность действий, в результате которых за определённое время достигаются четко поставленные цели.

• А. Г. Ивасенко, Я. И. Никонова, М. В. Каркавин:

Проект — это ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с изначально четко определёнными целями, достижение которых определяет завершение проекта, с установленными требованиями к срокам, результатам, риску, рамкам расходования средств и ресурсов и к организационной структуре.

• В. Н. Фунтов:

Проект — это целенаправленная, ограниченная во времени деятельность, осуществляемая для удовлетворения конкретных потребностей при наличии внешних и внутренних ограничений и использовании ограниченных ресурсов.

• Nabokova Alina

Проект — это целенаправленная и высокорисковая деятельность, имеющая временный характер и ресурсные ограничения, предназначенная для создания уникального продукта или услуги.

Во всех представленных выше определениях обозначены особенности, присущие всем без исключения проектам — признаки проекта.

Характеристики проекта

Общие сведения

В отличие от процесса, проект является конечным, а также имеет определённые и закрепленные (в документах проекта) цели и ограничения (ресурсные, технические, технологические, законодательные и пр.).

Различают:

• проектную деятельность;
• процессную (операционную) деятельность;
• продуктовую деятельность.

Данные виды деятельности могут существовать в компании одновременно. Они автономны, но имеют пересечения в процессах планирования ресурсов (человеческих, материальных), а также оптимизации / автоматизации процессов. За выбор наиболее эффективных и оптимальных подходов к реализации проектов отвечает отдельная дисциплина в менеджменте — управление проектами (англ. project management).

Признаки проекта

Проект обладает рядом основных уникальных признаков, наличие которых определяет тот факт, является ли анализируемая деятельность проектной или нет.

1. Цель проектной деятельности — проект должен иметь четко определённую и закрепленную цель своей реализации (создание продукта проекта).
2. Временный характер проекта — проект должен иметь четкие временные рамки (однако, это не относится к результатам проекта, то есть продукту проекта);
3. Уникальность продукта проекта (продукта / услуги / результата) — проект должен создавать уникальный продукт проекта — результат, выраженный в материальном или не материальном объекте, представляющим ценность для компании и не имеющим возможность быть созданным иным способом (не в результате проектной деятельности).

Среди дополнительных уникальных признаков можно отметить следующие:

1. Выполняется (преимущественно) людьми
2. Ограничен доступностью ресурсов — финансы / сроки / требования
3. Планируется, исполняется и управляется
4. Требует выделение команды проекта
5. Требует выделение финансирования

Наличие/отсутствие данных признаков не является определяющим для признания деятельности проектной.

При этом:

• в проектах цели и требования к результатам могут уточняться по мере выполнения работ — особенно это актуально для проектов, исполняемых в рамках гибких и гибридных подходов;
• уникальность продукта проекта может быть связана как с конечными целями проекта, так и с условиями их достижения;
• как правило, проекты предполагают необходимость координированного выполнения взаимосвязанных действий несколькими исполнителями (подразделениями компании).

Признаки того, что деятельность не является проектом

• если один из основных уникальных признаков проекта отсутствует — деятельность не является проектной;
• если цель проекта сформулирован, но не по SMART и оттого возникают сложность в процессе оценки уровня достижения данной цели;

Пример: цель - построить дом; проблема - отсутствие критериев для оценки по следующим вопросам: "является ли требуемый объект уникальным", "какие первичные ограничения имеет данная деятельность", "какие первичные требования имеет данная деятельность", "что будет являться подтверждением достижения цели".

• ограничения деятельности (сроки, ресурсы, время, качество, допустимый уровень рисков и пр.) изначально не могут быть объективно определены или достижимы

Пример: деятельность не является проектной, если для закрытия потребности Заказчика требуется постоянная модификация / усовершенствование созданного уникального продукта; в таком случае это продуктовая деятельность.

Цель и результат проекта

Проекты реализуются для достижения целей за счёт создания поставляемых результатов. Цель – это конечный результат, на который должны быть направлены работы. Поставляемый результат – это любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или способность оказать услугу, которые требуется получить для завершения проекта. Поставляемые результаты могут быть материальными и нематериальными. Достижение целей проекта должно привести к одному или нескольким поставляемым результатам:

• уникальному продукту, который может быть либо компонентом другого продукта, либо улучшением или исправлением какого-то продукта, либо сам по себе новым конечным продуктом;
• уникальная услуга или способность предоставлять услугу;
• уникальный результат, такой как конечный результат или документ;
• уникальное сочетание одного или нескольких продуктов, услуг или результатов.

Проекты реализуются на всех уровнях организации. В проекте могут участвовать один или несколько человек. В проекте может участвовать одно структурное подразделение организации или несколько структурных подразделений различных организаций.

В качестве примеров проекта можно привести:

• разработку новых фармацевтических препаратов для рынка;
• расширение экскурсионных туристических услуг;
• слияние двух организаций;
• совершенствование бизнес-процесса в организации;
• приобретение и установка нового компьютерного аппаратного обеспечения для использования в организации;
• разведка нефтяных месторождений в регионе;
• модификация компьютерной программы, используемой в организации.

Временные ограничения проекта

Временный характер проектов

Временный характер проектов указывает на наличие у него определенного начала и завершения. Определение «временный» не означает, что проект рассчитан на короткое время. Завершение проекта наступает, когда верным является одно или несколько из следующих утверждений:

• достигнуты цели проекта;
• цели не будут или не могут быть достигнуты;
• финансирование на осуществление проекта исчерпано или больше не может быть выделено;
• потребность в продолжении проекта отсутствует;
• исчерпаны человеческие или материальные ресурсы;
• проект прекращается по юридическим причинам или соображениям целесообразности.

Проекты являются временными, но поставляемые ими результаты могут существовать и после окончания проекта. Проекты могут поставлять результаты социального, экономического, материального или экологического характера. Например, проект по возведению памятника государственного значения, такому как скульптура «Родина-мать зовёт!», получил поставляемый результат, который, как ожидается, останется на века.

Жизненный цикл проекта

Типичный жизненный цикл проекта состоит из четырёх этапов:

1. Инициация — старт работы над концепцией и проектом; подготовка к его планированию и реализации;

Обязательные документы этапа: Паспорт проекта (формирование и утверждение) / Устав проект (формирование и утверждение); Реестры рисков, требований, заинтересованных лиц, коммуникаций (первичное формирование, развитие на следующих этапах)

2. Планирование — определение пула требований к продукту проекта; определение и закрепление ресурсов для реализации проекта; формирование плана работ;

Обязательные документы этапа: ИСР (формирование и утверждение); Календарный план проекта (формирование и утверждение); Реестр требований к продукту проекта (завершение формирования и утверждение); Подтверждение выделения ресурсов (финансовые, человеческие, материальные)

3. Выполнение и контроль — исполнение задач проекта в рамках утвержденного Календарного плана; контроль качественных и количественных показателей исполнения проекта со стороны Руководителя проекта;

Обязательные документы этапа: отчетность по фазам / контрольным точкам проекта (формирование и утверждение); документация по продукту проекта (формирование и утверждение)

4. Завершение — передача продукта проекта в промышленную эксплуатацию; контроль завершения расчетов / поставок (в рамках проекта); информирование команды проекта и заинтересованных лиц о завершении проекта

Обязательные документы этапа: подтверждающая результаты документация продукта проекта (подтверждение приемки результатов, подтверждение достижения показателей эффективности и целей проекта; подтверждение завершения расчетов / поставок (в рамках проекта)); Итоговый отчет по проекту (формирование и утверждение); отражение "уроков" / успешных практик в рамках проекта в Базе знаний компании по проектному управлению

При этом:

• проектная документация может быть расширена, а ряд документов изменить статус с «не обязательный» на «обязательный»; это зависит от особенностей конкретного проекта и его продукта, а также принятых в определённой компании требований по ведению проектной деятельности;
• на этапах «Планирование» и «Исполнение и контроль» реализуются обязательные мероприятия по мониторингу проектной деятельности;
• этапы «Планирование» и «Исполнение и контроль» могут быть цикличны, в случае применения инкрементального / итерационного подхода к управлению проектом;
• в случае значительного объёма работ / сложности проекта, он может быть разбит (декомпозирован) как на фазы, так и на подпроекты и стримы.

Проекты - как движущая сила изменений

Проекты являются движущей силой развития и изменений в организациях. Для бизнеса целью проекта является переход организации из одного состояния в другое, более эффективное состояние, для достижения конкретной цели. Считается, что до начала проекта организация находится в исходном состоянии (as is). А итоговый желаемый результат изменения, к которому приведёт реализация проекта, описывается как будущее целевоё состояние.В некоторых случаях проекты могут предполагать создание переходного состояния, когда выполняется несколько вытекающих один из другого шагов для достижения целевого состояния. Результатом успешного завершения проекта является переход организации к будущему целевому состоянию и достижение конкретной цели.

Бизнес-ценность проекта

Проекты позволяют создавать бизнес-ценность. Под бизнес-ценностью проектов понимают выгоду, которую в результате осуществления конкретного проекта получают заинтересованные стороны проекта. Выгода может быть материальной, нематериальной или одновременно материальной и нематериальной.

Примеры материальной выгоды проекта:

• денежные средства,
• акционерный капитал,
• инженерные сети,
• основные средства,
• инструменты,
• доля рынка.

В качестве примеров нематериальных выгод проекта можно назвать следующее:

• деловая репутация и коммерческий опыт,
• узнаваемость марки,
• общественное благо,
• товарные знаки,
• соответствие стратегии,
• репутация.

Контекст инициации проекта

Руководители организаций в ответ на факторы, влияющие на состояние дел в организациях, инициируют проекты. Существует четыре основных категории данных факторов. Они наиболее полноценно позволяют понять контекст проекта:

• обеспечение соответствия нормативно-правовым, юридическим или социальным требованиям;
• удовлетворение запросов или потребностей заинтересованных сторон;
• реализация или изменение бизнес- или технологических стратегий;
• создание, совершенствование или исправление продуктов, процессов или услуг.

Описанные факторы влияют на текущую операционную деятельность и стратегию организации. Проекты предоставляют организациям средство для эффективного осуществления изменений, необходимых для принятия мер в отношении указанных факторов. Данные факторы в итоге должны быть согласованы со стратегическими целями организации и бизнес-ценностью каждого проекта.

Классификация проектов

В современной методологии принята следующая классификация проектов:

1. По масштабу: микропроект, малый, средний, мегапроект.
   • микропроект — это чаще всего форма представления индивидуальной инициативы, получившей признание окружающих. Он может не требовать внешнего финансирования, специального оборудования, может создаваться из подручных средств;
   • малые проекты невелики по масштабу, просты и ограничены объемами. Малые проекты связаны с трудозатратами до 40–50 тысяч часов. Специфика малых проектов состоит в том, что они допускают некоторое упрощение в процедуре проектирования и реализации (простой график, руководитель — одно лицо, необязательно создание команды проекта и т. д.);
   • средние проекты наиболее распространены в практике проектной деятельности. Длительность таких проектов от 2 до 5 лет, в связи с чем они требуют более тщательной проработки всех подсистем проекта и предполагают более значительные затраты;
   • мегапроекты — это целевые программы, содержащие множество взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью и выделенными ресурсами. Мегапроекты имеют высокую стоимость, трудоемкость — до 2 миллионов часов, длительность реализации от 5 до 7 лет.
2. По сложности: простой, организационно сложный, технически сложный, ресурсно сложный, комплексно сложный.
3. По срокам реализации: краткосрочный, средний и долгосрочный.
4. По требованиям к качеству и способам его обеспечения: бездефектный, модульный, стандартный.
   • бездефектные проекты направлены на повышение качества продукции или услуг;
   • модульные — на обеспечение качества по какому-либо определенному направлению.
5. По уровню участников: международный, отечественный, государственный, территориальный, местный.
6. По характеру проектируемых изменений проекты делятся на инновационные и поддерживающие (реанимационные, реставрационные).
   • инновационные проекты — это проекты, основной задачей которых является внедрение принципиально новых разработок;
   • поддерживающие проекты имеют основную цель - сохранить всё так, как есть. Поддерживающие проекты, в свою очередь, можно разделить на антикризисный, чрезвычайный, проект реформирования, проект реструктуризации.
7. По сферам и направлениям деятельности: строительный, инжиниринговый, финансовый, исследовательский (маркетинговый), технический, технико-экономический, консалтинговый, научно-технический, экологический, социальный, политический и т. д.
8. По целевым установкам — престиж-проекты и проекты влияния.
9. По особенностям финансирования: инвестиционные, спонсорские, кредитные, бюджетные, благотворительные.
   • инвестиционные - основным мотивом инвестора в подобных проектах является получение прибыли;
   • спонсорские - спонсор предоставляет средства на поддержку проекта, если это может стать формой его рекламы или презентации, сформировать образ фирмы;
   • кредитные - получение финансовых средств возможно только при условии предоставления гарантий кредитному учреждению, по этой причине кредитный проект предполагает развернутое финансово-экономическое обоснование;
   • бюджетные - источниками финансирования являются бюджеты различных уровней;
   • благотворительные - это бездоходные и затратные проекты, финансирование таких проектов имеет форму меценатства, грантовую форму;
10. По затрачиваемым ресурсам и получаемой прибыли; коммерческий (получение прибыли), социальный (достижение социальных целей). По признаку преобладающей направленности социальные проекты могут быть: информационно-просветительскими, обучающими, реабилитационными (психологическая, социально-психологическая, трудовая реабилитация), физкультурно-оздоровительными, художественно-творческими, культурными.

См. также

• Управление проектами
• Управление программами
• Портфель проектов
• Программное обеспечение для управления проектами
• Управление продуктом
• Управление бизнес-процессами
• Гибкие подходы в проектном управлении