Электронный документооборот

Виктор Михайлович Глушков, основатель документооборота в России

Электро́нный документооборо́т — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Настоящие документы обычно подписываются электронной цифровой подписью. А также электронным документооборотом называют способ обработки настоящих документов с помощью разных электронных носителей информации. Виктор Михайлович Глушков внёс вклад для развития электронного документооборота в России. Учёный, автор книги «Основы безбумажной информатики», в которой описал идеи электронного документооборота.

Основные принципы электронного документооборота

• однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
• возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.
• непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Преимущества и недостатки

Преимущества:

1. Полностью автоматизировать процесс работы с документами;
2. Обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;
3. Обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;
4. Наращивать базовые возможности системы электронного документооборота с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;
5. Обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;
6. Повысить эффективность работы с документами;
7. Повысить корпоративную культуру работы с документами;
8. Значительно уменьшить объёмы бумажного документооборота;
9. Сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;
10. Обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;

Недостатки:

1. Проблема сохранности документов.
2. В любой момент в компьютерную систему может попасть вирус, может не сработать система сохранения документации. Проблему решают путем созданием системы резервирования.
3. Проблемы с персоналом, занятым в системе.
4. При автоматизации документооборота возможен негативный отклик со стороны сотрудников, привыкших к традиционным методам работы и не обладающих достаточной компетенцией в области электронного документооборота, что может привести к непониманию ими своих функциональных обязанностей. В данном контексте ключевую роль играет человеческий фактор, поскольку эффективность функционирования системы напрямую зависит от качества выполнения персоналом своих задач. В связи с этим особую значимость приобретает корректная организация процесса ввода данных.
5. Большие затраты для предприятия при внедрении системы.
6. Внедрение системы электронного документооборота сопряжено со значительными финансовыми затратами для предприятия, включающими приобретение программного обеспечения, его адаптацию под специфику бизнес-процессов и обучение персонала.
7. Географические проблемы.
8. Электронный обмен документами возможен не со всеми контрагентами из-за отсутствия единого информационного пространства. Поэтому многим предприятиям приходится параллельно вести как электронный обмен документами, так и обычный — традиционный «бумажный».

Система электронного документооборота

Система электронных документов

Система электронного документооборот (СЭД) представляет собой программное обеспечение, которое позволяет организовать работу с электронными документами. Согласно «Требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе, необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения», процессы документационного обеспечения управления в СЭД должны включать: ввод документа; доведение документа до пользователя; согласование и подписание документа; отправку, хранение и учёт документов, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив. При подписании и согласовании электронных документов используется электронная подпись. Информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признаётся электронным документом, равносильным документу на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В СЭД на каждый электронный документ или дело создается регистрационно-контрольная карточка (РКК), которая обеспечивает управление документом (делом), в том числе его поиск и доступ к документу, контроль, хранение, использование и др. В РКК вносят следующие сведения: адресант; адресат; должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; вид документа; дата документа; регистрационный номер документа; дата поступления документа; входящий регистрационный номер документа; сведения о связанных документах; заголовок к тексту; индекс дела по номенклатуре дел; сведения о переадресации документа; количество листов основного документа; отметка о приложении; указания по исполнению документа; отметка о контроле; гриф ограничения доступа; сведения об электронной подписи.

СЭД должна обеспечивать контроль доступа к документам. Данная система должна выполнять протоколирование и сохранять сведения о предоставлении доступа и о других операциях с документами и метаданными. Периодически возникает необходимость внесения каких-либо сведений сразу в большое количество карточек, например сведения о миграции документов на другой носитель, об изменении места хранения дел или выделении документов к уничтожению.

СЭД должна уметь группировать дела (документы) по всем полям РКК с учётом хронологических рамок и с использованием полнотекстового поиска. Возможности поиска желательно не ограничивать только отдельными полями, так как невозможно спрогнозировать, какого типа поисковый запрос доведется выполнять, например, может в качестве поискового поля быть использовано даже поле «количество листов дела», если потребуется отобрать дела, например, объёмом более 150 листов.

Электронные документы хранятся в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. После присвоения документу статуса «архивный документ» и документ, и РКК становятся доступны только в режиме «чтение», а для сотрудников архива становятся активны архивная часть карточки и соответствующий функционал.

Носители электронных документов после истечения срока хранения в архиве организации передаются на хранение в государственный или муниципальный архив, а в РКК делается соответствующая отметка.

Этапы внедрения системы электронного документооборота

Первый этап внедрения системы электронного документооборота включает в себя анализ ситуации, проведения в организации исследования документооборота, изучая его во всех аспектах для:

• получения информации о состоянии документооборота в организации;
• определения круга субъектов, который затронет внедрение электронного документооборота;
• установления уровня сложности внедрения проекта СЭД;
• определение затрат, которые необходимы для внедрения электронного документооборота и др.

Второй этап — установление целей внедрения электронного документооборота:

• уменьшение затрат на управление бумажной документацией;
• эффективное управление организацией на всех уровнях;
• управление данными, возможность накопления информации в одной системе, что упростит поиск документов;
• повышение скорости работы и взаимодействия между структурными подразделениями организации;
• создание удобств для ведения учётов и отчётностей;
• оптимизация бизнес-процессов.

Определение целей внедрения электронного документооборота позволяет идентифицировать проблемы существующего документооборота в организации до внедрения системы электронного документооборота. Далее следует определить критерии выбора системы электронного документооборота. На это влияет огромное количество факторов, зависящих как от самой организации, так и от вида системы электронного документооборота.

К факторам, влияющим на выбор определённой системы электронного документооборота со стороны организации, относятся: масштаб организации, наличие различных структурных подразделений, техническое оснащение, наличие квалифицированных специалистов, состояние документооборота до внедрения системы электронного документооборота, а также финансовые возможности организации.

Следующий этап — непосредственное внедрение системы электронного документооборота, которое включает в себя:

• разработку базы данных системы электронного документооборота;
• создание электронных форм документов;
• разработку механизмов регистрации, визирования, согласования, исполнения;
• разработку необходимой технической документации к системе электронного документооборота, то есть написание инструкций к эксплуатации СЭД;
• обучение персонала использованию системы электронного документооборота и т. д.

Далее наступает этап анализа результатов внедрения СЭД. Организация анализирует работы СЭД после её внедрения, находит ошибки, недочёты, моменты, которые нуждаются в доработке для дальнейшего нормального и эффективного функционирования системы и развития организации. Также принимает во внимание отзывы пользователей о данной системе, чтобы сформировать наиболее удобный интерфейс для самих же пользователей. Причём данный этап важен, и он реализуется уже и после внедрения СЭД, чтобы при необходимости можно было привести систему электронного документооборота в соответствие с законодательством РФ, а также с современными техническими возможностями и требованиями самой организации.

Литература

• Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. — 2019. — 467 с. — ISBN 978-5-6040204-6-3.
• Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. — ТЕРМИКА, 2017. — 475 с. — ISBN 978-5-9906894-8-0.