Документооборот
Документооборо́т — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Все хозяйственные операции, которые происходят в организации, необходимо оформить соответствующими документами[1].
Термин «документооборот» появился в 1920-е годы в трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Э. К. Дрезен, Р. С. Майзельс, Д. Р. Покровский, П. М. Керженцев и другие[2].
История
Документооборот как система управления информацией имеет древние корни. Он возник задолго до появления компьютеров, как способ фиксировать, хранить и передавать важные сведения — сначала в административных целях, затем в правовых, деловых и управленческих[3].
Первые формы документооборота появились в Древнем Египте, Месопотамии и Китае, где жрецы и чиновники фиксировали налоговые сборы, переписи населения и хозяйственные операции. Основой служили глиняные таблички, папирус, пергамент. Уже тогда формировались элементы регистрации и архивирования[4].
С развитием государственных структур усиливается роль документа как юридического доказательства. Появляются геральдические печати, титульные формулы, книги записи. В монастырях и канцеляриях создавались регистры и копировальные книги, отражающие первые системы учёта и архивации[5].
С XVIII — XIX веков, на фоне индустриализации, усиливается потребность в систематическом управлении документацией. Возникают делопроизводственные инструкции, внутренние регламенты, печатные формы. Бумага становится основным носителем, и объём документооборота резко возрастает.
С началом XX века начинается механизация делопроизводства — пишущие машинки, копировальные устройства, первые ЭВМ. В 1980-1990-х годах появляются системы электронного документооборота (СЭД), базирующиеся на базах данных и локальных сетях. Это время — переход от бумаги к экрану.
Современный документооборот — цифровая экосистема, в которой документы создаются, подписываются, обрабатываются и хранятся в электронном виде. Сегодня ключевую роль играют технологии электронной подписи, облачные архивы, системы RPA и ИИ, позволяющие автоматизировать обработку, маршрутизацию и анализ документов.
Основные этапы документооборота
- Создание документа — составление документа с необходимой информацией.
- Регистрация и учёт — присвоение уникального идентификатора для фиксирования документа.
- Передача и распределение — передача документа ответственным лицам или подразделениям.
- Обработка и контроль — действия, такие как согласование, утверждение, подписание.
- Хранение — размещение документа на временное или постоянное хранение.
- Архивирование или уничтожение — окончательное хранение или уничтожение документа по истечении срока хранения[6].
Задачи документооборота
- Создание и оформление документов
— Обеспечение единых стандартов[7]
— Использование утвержденных реквизитов (дата, подпись, регистрационный номер)
2. Регистрация и учёт
— Присвоение уникальных номеров входящим, исходящим и внутренним документам
— Фиксация в журналах или электронных системах (например, СЭД «Документооборот», Directum)[8]
3. Контроль исполнения
— Отслеживание сроков (например, поручений по резолюциям руководителя)
— Автоматические уведомления в СЭД[9]
4. Хранение и архивирование
— Соблюдение сроков хранения
— Организация электронного архива с метаданными для быстрого поиска[10]
— Разграничение доступа
— Использование электронной подписи[11]
Типы документооборота
По форме передачи документов:
— Бумажный документооборот — документы создаются, передаются и хранятся в физическом виде; требует соблюдения правил оформления. Основные этапы: регистрация в журналах, визирование, подписание, архивирование.
— Электронный документооборот (ЭДО) — документы создаются и передаются в цифровом формате; юридическая сила обеспечивается электронной подписью (ЭП)[12].
По степени автоматизации:
— Ручной документооборот — все операции выполняются вручную. Характерен для малого бизнеса или организаций с низким объёмом документов.
— Автоматизированный (смешанный) документооборот — часть процессов автоматизирована, но ключевые этапы проводятся на бумаге.
— Полностью автоматизированный (цифровой) документооборот — используются системы электронного документооборота (СЭД), включает workflow (маршруты согласования), интеграцию с CRM/ERP, контроль сроков исполнения.
По направленности процессов
— Входящий документооборот — обработка поступающей корреспонденции (прием, регистрация, распределение, контроль ответа).
— Исходящий документооборот — подготовка и отправка документов, требует регистрации и фиксации факта отправки.
— Внутренний документооборот — циркуляция документов внутри организации.
Специализированные типы
— Кадровый документооборот
— Бухгалтерский документооборот
— Юридический документооборот
Примечания
- ↑ Андреева В. И. Делопроизводство: Практическое пособие: 8-е изд., перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2015. — 192 с.
- ↑ Понятие «документооборот» и его развитие. Бизнес-информатика. Дата обращения: 24 апреля 2025.
- ↑ Документооборот - что это? Определение, формы и этапы. 1С-КПД. Дата обращения: 24 апреля 2025.
- ↑ Додонова М. И. Развитие способов документирования и разгадка тайны египетского письма. top-personal.ru. Дата обращения: 24 апреля 2025.
- ↑ Делопроизводство в Древнерусском государстве. Авторский клуб. Дата обращения: 24 апреля 2025.
- ↑ Сидоров, П. В. Документооборот в современной компании. — СПб.: Питер, 2018.
- ↑ ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. consultant.ru. Дата обращения: 24 апреля 2025.
- ↑ Кузнецова Т. В. Делопроизводство и архивное дело. — 2020.
- ↑ Быкова Т. А. Организация работы с документами. — 2019.
- ↑ ФЗ от 22.10.2004 125 Об архивном деле в РФ. consultant.ru. Дата обращения: 24 апреля 2025.
- ↑ ФЗ от 06.04.2011 63 Об электронной подписи. consultant.ru. Дата обращения: 24 апреля 2025.
- ↑ Приказ Минцифры России от 08.10.2022 766 О перечне видов деятельности в области информационных технологий.