Инвентаризация

Инвентаризация
Инвентаризация инвентаря терминалом сбора данных Pidion BIP-6000-C в Дальневосточном федеральном университете

Инвентариза́ция — последовательность действий по документальному подтверждению фактического наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации[1]. Применяется в бухгалтерском учёте для обеспечения достоверности данных и контроля сохранности ценностей.

История

Зарождение инвентаризации относится к Древнему Египту. Здесь один раз в два года проводилась повсеместная имущественная опись. Имущество находилось в собственности граждан, а собственником являлся фараон[2].

Изначально инвентаризация носила информативный характер и служила для учёта имущества. Позднее инвентаризация приобрела контрольный характер. Был введён учёт за выданными и приобретёнными товарами. Инвентаризация на начальном этапе носила натуральный характер и выявляла лишь количество учётных объектов без их денежной оценки[2].

В VIII – IX веках была структурирована опись. Выделялись четыре группы ценностей, подлежащих инвентаризации. К ним относились здания и сооружения, хозяйственный инвентарь, продукты и скот. В перечне отсутствовала категория «деньги». В инвентарной описи появился принцип значимости. Всё, что невозможно было продать за значимую сумму, не отражалось в учёте[2].

С развитием капиталистических отношений кардинально изменилась методика проведения инвентаризации. Одну из важнейших ролей стал занимать учёт кассы. Ключевое значение приобрёл учёт денежных средств, дебиторской задолженности и ценных бумаг.

На Руси инвентаризация началась в 1275 году[2]. Великим князем Василием Ярославовичем была предпринята первая попытка инвентаризации земли. Эта попытка не увенчалась успехом. В середине XVI столетия на основе государственной инструкции, подписанной Иваном Грозным, проводилась опись земель. В XIX веке была проведена повторная перепись. Она считается точкой отсчёта современной инвентаризации[2][3].

Сущность и задачи

Инвентаризация представляет собой приём экономического контроля, позволяющий выявить и оценить фактическое состояние любого объекта бухгалтерского учёта[4]. Основная задача инвентаризации заключается в сопоставлении фактических данных с учётными записями в регистрах бухгалтерского учёта. Процедура обеспечивает подтверждение показателей деятельности организации[5].

Инвентаризация выполняет несколько функций. К ним относятся обеспечение достоверности бухгалтерского учёта и отчётности, контроль сохранности ценностей, выявление испорченных, просроченных и неиспользуемых активов для их дальнейшей реализации[4][5]. Процедура служит необходимым дополнением к документации и позволяет своевременно выявлять и предотвращать ошибки в бухгалтерском учёте.

Бухгалтерский учет в колхозах
Обложка книги Бухгалтерский учет в колхозах 1968

Правовое регулирование в Российской Федерации

Порядок проведения инвентаризации в Российской Федерации регламентируется несколькими нормативными актами. Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» устанавливает обязательность проведения инвентаризации и определяет, что до принятия новых правил действуют ранее утверждённые методические указания[6]. Предыдущий Федеральный закон от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» действовал до вступления в силу закона № 402‑ФЗ[7]. Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности, утверждённое приказом Министерства финансов России от 29 июля 1998 года № 34Н, в пункте 27 определяет случаи обязательной инвентаризации[8].

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 года № 49, детально регламентируют порядок проведения процедуры[9]. Пункты 1.5–1.6 этих методических указаний устанавливают дополнительные случаи проведения инвентаризации, включая ситуации коллективной материальной ответственности[9].

Согласно закону № 402-ФЗ, организация имеет право самостоятельно разработать документы для оформления инвентаризации, доработать унифицированные формы под потребности организации либо продолжать использовать унифицированные формы[6]. Применяемые формы документов должны быть утверждены руководителем организации в составе учётной политики предприятия. С 1 января 2013 года формы первичных учётных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, не являются обязательными к применению[10].

Инвентаризация проводится в обязательном порядке перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Обычно эту процедуру осуществляют в четвёртом квартале. Инвентаризация необходима при передаче имущества в аренду, выкупе или продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия. Инвентаризация обязательна при смене материально ответственных лиц. Процедура проводится при выявлении хищений, злоупотреблений или порчи имущества. Инвентаризация требуется при стихийных бедствиях, пожарах и иных чрезвычайных ситуациях, а также при реорганизации или ликвидации организации. Законодательство предусматривает и иные случаи обязательного проведения инвентаризации.

Для отдельных объектов установлена минимальная периодичность проведения инвентаризации. Основные средства должны проверяться не реже одного раза в три года. Библиотечные фонды подлежат инвентаризации не реже одного раза в пять лет[9].

Виды инвентаризации

По охвату объектов различают сплошную и выборочную инвентаризацию. Сплошная инвентаризация предполагает проверку всех объектов учёта организации. Выборочная инвентаризация охватывает только часть объектов учёта[11].

По характеру проведения инвентаризация подразделяется на плановую и внезапную. Плановая инвентаризация проводится по заранее утверждённому графику. Внеплановая инвентаризация назначается без предварительного уведомления материально ответственных лиц. Внеплановые инвентаризации назначаются при сведениях об обмане потребителей, присвоении ценностей, изготовлении неучтённой продукции, неучтённых продажах, умышленном уничтожении имущества[12].

Объекты инвентаризации и принципы проведения

Инвентаризация должна проводиться внезапно для материально ответственного лица. Она осуществляется комиссией с обязательным пересчётом, измерением и взвешиванием объектов — только при соблюдении этих условий результаты признаются действительными. Инвентаризация проводится непрерывно, при обязательном участии материально ответственного лица[9].

Объектами инвентаризации являются основные средства, нематериальные активы, запасы, готовая продукция и товары. Проверке подлежат денежные средства, денежные документы и ценные бумаги. Инвентаризации подвергаются бланки строгой отчётности с учётом начальных и конечных номеров и материально ответственного лица[2][9].

К объектам инвентаризации также относятся обязательства и расчёты с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, кредитно‑финансовыми организациями, прочими дебиторами и кредиторами[2][9]. Проверке подлежат дебиторская, кредиторская и депонентская задолженность, включая задолженность с истёкшим сроком исковой давности[9].

Инвентаризация включает подтверждение фактических остатков активов и обязательств. В рамках инвентаризации расчётов оформляются двусторонние акты сверки с контрагентами. При расхождениях составляется акт и проводится повторная сверка за период с даты предыдущей. По банковским счетам могут быть направлены запросы в банк для подтверждения остатков.

Финансовый отчет
Финансовый отчет, примерно за 1817-1821 годы

Особенности инвентаризации отдельных объектов

Основные средства

При инвентаризации основных средств комиссия обращает внимание на наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учёта. Проверяются технические паспорта или иная техническая документация. Комиссия изучает документы на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение, а также документы, подтверждающие нахождение объектов в собственности организации. Комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное наименование каждого объекта, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При восстановлении или реконструкции объекта, вследствие которых изменилось его основное назначение, объект вносится в опись в соответствии с новым назначением[9].

Отдельная опись составляется на основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению. В такой описи указывается время ввода объектов в эксплуатацию и причины, приведшие их к непригодности. Эти сведения необходимы для принятия решения по использованию объектов в дальнейшем. Отдельная опись составляется на основные средства, не пригодные к эксплуатации, но подлежащие восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших объекты к непригодности[9]. Для принятия решения по использованию этих объектов в дальнейшем указываются причины, приведшие объекты к непригодности.

Нематериальные активы

При инвентаризации нематериальных активов устанавливается фактическое наличие и правильность оформления полного пакета всех необходимых документов. Документы должны подтверждать правильность отнесения объектов к нематериальным активам, их ценность и полезность. Проверяется право организации использовать нематериальные активы и получать доход от этого использования.

Запасы

Инвентаризация материально-производственных запасов проводится с занесением данных в описи по каждому отдельному наименованию[9]. В описи указываются вид, группа, количество и другие необходимые данные. К таким данным относятся артикул, сорт и прочие характеристики.

Материально-производственные запасы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам. В описи они заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в системе учёта.

Незавершённое производство

Проверка фактического наличия заделов незавершённого производства производится путём их фактического подсчёта, взвешивания и перемеривания. Описи составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению. В описях указываются наименование заделов, стадия и степень их готовности, количество или объём[9].

По строительно-монтажным работам указывается объём работ. По незавершённому производству, представляющему собой неоднородную массу или смесь сырья, в документах инвентаризации приводятся количество этой массы или смеси и количество сырья или материалов по отдельным наименованиям, входящих в её состав. Количество сырья или материалов определяется техническими расчётами в порядке, установленном отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учёта и калькулирования себестоимости.

Особое внимание уделяется законсервированным и временно прекращённым строительством объектам. По ним выявляются причины и основание для их консервации. Отдельные описи составляются на прекращённые строительством объекты и проектно-изыскательские работы по неосуществлённому строительству. В таких описях приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости. Выявляются и указываются причины прекращения строительства[13].

Денежные средства и расчёты

При инвентаризации кассы покупюрно пересчитываются денежные средства, ценные бумаги и денежные документы. Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчётности производится по видам бланков. Учитываются начальные и конечные номера бланков, а также материально ответственные лица. Для проверки остатков денег на счетах в банке может быть проведена встречная проверка с банком. В адрес банка направляются запросы об остатках на счетах[14].

Инвентаризация расчётов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учёта по соответствующим документам. Проверяется правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности. Инвентаризации подлежит задолженность, по которой истекли сроки исковой давности. Используется приём сверки расчётов с контрагентами по операциям[15].

Долгосрочные финансовые вложения

Финансовые вложения проверяются с учётом вида, способа хранения и управления ценными бумагами. Проверяются вложения в уставные капиталы других организаций и предоставленные другим организациям займы. Ценные бумаги, хранящиеся у экономического субъекта, изучаются и осматриваются по отдельным видам и эмитентам. В акте указываются названия, серии, номера, номинальная и фактическая стоимости, сроки погашения, количество и общая стоимость отдельно по каждому виду вложений. Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей, реестров и книг[9].

Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специализированные организации, заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учёта организации, с данными выписок этих специализированных организаций. При необходимости информация запрашивается в специализированных организациях и проводится встречная проверка. По бездокументарным финансовым вложениям устанавливается наличие документов, подтверждающих их осуществление в конкретных эмитентов и стоимость.

Организация инвентаризации

На предприятии создаётся постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Факт создания комиссии фиксируется распорядительным документом и в учётной политике. Могут назначаться рабочие комиссии для проведения отдельных процедур[9].

Состав комиссии должен включать не менее трёх человек. Обязательным условием является нечётное число членов комиссии. Верхний предел численности комиссии не установлен. В состав комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерии и профильные специалисты. К специалистам относятся товароведы, технологи, инженеры, экономисты и техники[9].

Методические указания допускают участие в инвентаризации аудиторов[9]. Это могут быть представители службы внутреннего аудита или независимой аудиторской организации. Участие в проведении инвентаризации независимых профессионалов значительно повышает достоверность её результатов. Аудиторские услуги представляются по договору на платной основе. Представитель правоохранительных органов может присутствовать при инвентаризации, но в состав комиссии не включается.

Присутствие всех членов комиссии при подсчёте обязательно. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии является основанием считать результаты инвентаризации недействительными[9]. Комиссия несёт ответственность за своевременность, полноту и точность описи, корректное указание отличительных признаков и оформление результатов.

В некоммерческих организациях председателем инвентаризационной комиссии назначается руководитель или его заместитель. Главный бухгалтер включается в состав комиссии обязательно. Прочие члены комиссии подбираются из числа штатных работников организации[16].

Порядок проведения

Подготовительный этап начинается с издания письменного приказа руководителя. В приказе утверждаются сроки проведения инвентаризации, объекты и места хранения ценностей, график работы и состав комиссий[9]. В бухгалтерии получают книжные остатки по проверяемым ценностям. Проверяется исправность весоизмерительного оборудования[17].

Места хранения ценностей опечатываются. Все неотражённые первичные документы визируются пометкой «до инвентаризации на» с указанием даты. Для организаций розничной торговли определяется кассовая выручка текущего дня. Материально ответственное лицо даёт расписку о сдаче всех документов, оприходовании и списании ценностей и готовности к инвентаризации[9]. При необходимости берутся расписки подотчётных и доверенных лиц.

При проведении инвентаризации фактическое наличие устанавливается путём пересчёта, измерения и взвешивания[9][17]. Операции приёма и отпуска ценностей приостанавливаются. Места хранения опечатываются председателем комиссии. Ключ хранится у материально ответственного лица[12]. Этот принцип называется «правилом ключа и пломбы»[9]. Процесс инвентаризации носит непрерывный характер.

На время перерывов инвентаризационные описи хранятся запертыми и опечатанными. После возобновления работы комиссии проверяется сохранность печатей и целостность мест хранения описей.

Документирование

Инвентаризационная опись составляется не менее чем в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся у материально ответственного лица, второй — передаётся в бухгалтерию. При проведении инвентаризации по требованию правоохранительных органов оформляется третий экземпляр для соответствующего органа. Записи в описи ведутся на основании непосредственного пересчёта, измерения и взвешивания[9].

Обязательными реквизитами инвентаризационной описи являются наименование организации, место хранения ценностей, состав комиссии с указанием фамилий, имён, отчеств и должностей. В опись включаются фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, дата и время начала и окончания инвентаризации. Материально ответственное лицо даёт расписку о сдаче всех документов и готовности к пересчёту.

Табличная часть описи содержит порядковый номер, номенклатурный номер и наименование ценности. Указываются сорт, артикул, марка или размер, единица измерения и цена за единицу. В графе «состоит по учёту» отражаются количество и сумма согласно данным бухгалтерского учёта. В графе «фактически оказалось» записываются количество и сумма по результатам подсчёта. Графы «недостача» и «излишек» заполняются при выявлении расхождений с указанием количества и суммы[18].

На каждой странице описи указывается количество строк прописью и подводятся итоги по всем графам. Ставятся подписи всех членов комиссии и материально ответственного лица. В конце описи выделяются отдельные строки для излишков неучтённых ценностей. Записывается итоговое количество строк прописью и итоговые суммы. Материально ответственное лицо даёт дополнительную расписку о проведении пересчёта в его присутствии и отсутствии претензий[9]. При смене материально ответственного лица ставится подпись нового лица о принятии имущества.

Отражение результатов

Возможными результатами инвентаризации являются совпадение учётных и фактических данных, выявление недостач, обнаружение излишков и пересортицы. Результаты определяются по каждому виду имущества отдельно. Недостача одного вида не погашается излишками другого вида[17].

Недостача подлежит взысканию с материально ответственного лица в соответствии с договором о полной материальной ответственности[19]. Выявленные излишки имущества приходуются по рыночной стоимости на дату инвентаризации и отражаются в составе прочих доходов организации. У коммерческих организаций сумма излишка влияет на финансовый результат, у некоммерческих — увеличивает величину доходов[15].

Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли включаются в расходы экономического субъекта[8]. Недостача сверх норм относится на виновных лиц. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учёта подлежат регистрации в бухгалтерском учёте в том отчётном периоде, к которому относится дата проведения инвентаризации. Это требование установлено пунктом 4 статьи 11 Закона № 402‑ФЗ с 1 января 2013 года[6].

Роль во внутреннем контроле

Инвентаризация является основой внутреннего контроля предприятия. Статья 19 Федерального закона № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» устанавливает, что организация внутреннего контроля и ведение бухгалтерского учёта являются обязанностями экономического субъекта[7]. Внутренний контроль представляет собой совокупность организационной структуры, методик и способов, принятых руководящим составом предприятия для эффективного ведения хозяйственной деятельности[20].

Внутренний контроль состоит из трёх этапов. Предварительный контроль осуществляется до начала совершения факта хозяйственной жизни. Текущий контроль проводится на стадии использования финансовых ресурсов. Последующий контроль включает проверку итогов хозяйственных операций[21].

Литература

  • Акатьева М. Д. Бухгалтерская технология проведения и оформления инвентаризации. — М.: ИНФРА-М, 2021. — 208 с. — ISBN 978-5-16-015454-1.
  • Бобошко В. И. Контроль и ревизия. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2020. — С. 312. — ISBN 978-5-23803-109-5.
  • Бровкина Н. Д. Контроль и ревизия : учеб.пособие. — М.: ИНФРА-М, 2007. — С. 168–174. — 346 с. — ISBN 978-5-16-003022-7.
  • Дубоносов Е. С. Судебная бухгалтерия. — М.: ЮРАЙТ, 2009. — 466 с. — ISBN 978–5–9692–0349–5.
  • Касьянова Г. Ю. Инвентаризация: бухгалтерская и налоговая. — М.: АБАК, 2019. — 288 с. — ISBN 978-8-9748-0576-9.
  • Керимов В. Э. Бухгалтерский учёт. — М.: Эксмо, 2006. — С. 89–92. — 688 с. — ISBN 5-699-15092-7.
  • Колесникова Е. Н., Эриашвили Н. Д. Судебная бухгалтерия. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2020. — С. 143. — ISBN 978–5–238–03351–8.
  • Контроль и ревизия : учебник для среднего профессионального образования / М. В. Мельник. — М.: Экономистъ, 2007. — С. 97–105. — 254 с. — ISBN 5-98118-196-6.
  • Макальская М. Л. Инвентаризация // Некоммерческие организации в России № 6 / 2004.
  • Мельник М. В., Пантелеев А. С., Звездин А. Л. Ревизия и контроль : учебник. — М.: КНОРУС, 2006. — С. 121–125. — 640 с. — ISBN 978-5-85971-641-8.
  • Судебная бухгалтерия: Учебник / С. П. Голубятников. — М.: Юридическая литература, 1998. — 368 с. — ISBN 5-7260-0903-7.

Примечания

  1. ↑ Инвентаризация. Большая российская энциклопедия (2022).
  2. ↑ 2,0 2,1 2,2 2,3 2,4 2,5 2,6 Федяева О. А. Развитие инвентаризации как основного процесса внутреннего контроля // Хроноэкономика. — 2018. — Вып. 13, № 5.
  3. ↑ Тарбаев В. А., Шмидт И. В., Царенко А. А. Техническая инвентаризация объектов недвижимости: учебное пособие. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2022. — С. 8. — 170 с. — ISBN 978-5-16-013695-0.
  4. ↑ 4,0 4,1 Ященко К. С., Моисеенко Е. С., Агафонова М. С. Инвентаризация как метод экономического контроля // Научное обозрение. Экономические науки. — 2016. — № 5. — С. 61–65.
  5. ↑ 5,0 5,1 Макаренко С. А., Беляева Д. А. Инвентаризация: практические аспекты проведения // Бизнес и дизайн ревю. — 2021. — Вып. 22, № 2. — С. 2.
  6. ↑ 6,0 6,1 6,2 Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
  7. ↑ 7,0 7,1 Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
  8. ↑ 8,0 8,1 Приказ Минфина РФ от 29.07.98 N 34Н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации».
  9. ↑ 9,00 9,01 9,02 9,03 9,04 9,05 9,06 9,07 9,08 9,09 9,10 9,11 9,12 9,13 9,14 9,15 9,16 9,17 9,18 9,19 9,20 9,21 Приказ от Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Министерство финансов РФ.
  10. ↑ ПЗ — 10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
  11. ↑ Позов А. А. Инвентаризации и их виды. — 2009. — С. 140–148.
  12. ↑ 12,0 12,1 Рязанова Г. М. Учебное пособие по МДК 02.02 «Бухгалтерская технология проведения и оформления инвентаризации». — Томский политехнический техникум, 2018. — С. 9. — 89 с.
  13. ↑ СП 48.13330.2019 «Организация строительства» (СНиП 12-01-2004) (утв. и введен в действие Приказом Минстроя России от 24.12.2019 N 861/пр).
  14. ↑ Положение о порядке проведения инвентаризации кассы. — 2022.
  15. ↑ 15,0 15,1 Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации. — (в ред. Приказов Минфина России от 30.12.1999 № 107н, от 24.03.2000 № 31н, от 18.09.2006 № 116н, от 26.03.2007 № 26н, от 25.10.2010 № 132н, от 24.12.2010 № 186н).
  16. ↑ Мелехина Т. И. Инвентаризация объектов бухгалтерского учёта // Бухгалтерский учёт в бюджетных и некоммерческих организациях. — 2010. — № 9.
  17. ↑ 17,0 17,1 17,2 Приказ Минфина России от 13.01.2023 N 4н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учёта ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (Зарегистрировано в Минюсте России 05.04.2023 N 72888).
  18. ↑ Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации».
  19. ↑ Статья 244 ТК РФ. Письменные договоры о полной материальной ответственности работников.
  20. ↑ «Перечень терминов и определений, используемых в правилах (стандартах) аудиторской деятельности» (утв. Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ).
  21. ↑ Кубарь М. А. Контроль и ревизия : учебное пособие. — Донской ГАУ, 2020. — С. 11. — 145 с.
Источник — https://znanierussia.ru/articles/index.php?title=Инвентаризация&oldid=2157220