Мастерство организации деловых мероприятий с Александром Стуглевым: секреты успеха

количества сессий в преддверии форума, работа экспертных групп, работа групп, которые отвечают за подготовку площадки, за безопасность, за обеспечение сервисами участников. Проведение деловых мероприятий — это достаточно серьезная подготовительная работа, которая длится минимум в течение года.

Общая наша задача — сделать участников счастливыми. А счастливый участник может нести дальше в мир информацию. 

Команда Росконгресса

Александр Анатольевич рассказывает, что в этом году команда Росконгресса — это 400 человек. Но если упомянуть всех людей, кто задействован, то это будет  несколько десятков тысяч.

Рассказывая про отличие ПМЭФ от других международных крупных экономических площадок, спикер отметил:

Это первое крупное мероприятие, которое проходит очно с таким большим количеством участников. Все это благодаря в том числе и работе оргкомитета, Роспотребнадзора и других структур, которые помогают сделать этот форум безопасным с точки зрения эпидемиологии.

Александр Стуглев отметил, что многие коллеги хотят перенять этот опыт, и оргкомитет, естественно, будет делиться этими знаниями, чтобы и другие мероприятия стали более безопасными. ПМЭФ — площадка, доступная фактически для всего мира, она является международной площадкой, открытой для всех стран. Сегодня это площадка, которая формирует тренды. 

ПМЭФ фактически включает в себя комплекс событий — это деловой формат, культурные мероприятия, спортивные мероприятия. Здесь проходят дни, ориентированные на молодежь, малое и среднее предпринимательство. 

Решение ключевых вопросов

На вопрос о том, какие ключевые вопросы решаются на мероприятиях такого уровня, спикер ответил:

Деловая программа ПМЭФ — это вопросы бизнес-проектов, политические и экономические договоренности.

Рассказывая, насколько сложно собрать в одном месте министров, топ-менеджеров, руководителей крупных госкорпораций, спикер отметил, что помимо серьезной работы организаторов, это и серьезная работа для участников, для их секретариатов. Нужно сформировать расписание, поэтому это общая командная работа.

Подготовка ПЭМФ занимает длительный период. Это работа с экспертами, поиск информации,  наблюдение за основными мировыми событиями. Далее формируется архитектура программы, далее — сессии, заседания, идет приглашение докладчиков.

Спикер согласился с мнением ведущего, что все чаще госкорпорации возглавляют молодые люди, и эта тенденция отражается в рамках форума, но также отметил, что возраст не является ограничением ни с одной, ни с другой стороны — нельзя быть слишком молодым или взрослым, чтобы твоя энергия несла успех компании. 

Говоря об онлайн-формате проведения ПМЭФ, спикер подтвердил, что в целом отрасль движется по пути гибридных мероприятий, поэтому в будущем будет практиковаться очное проведение ПМЭФ и трансляция онлайн. Так можно бесконечно расширять аудиторию. Экспертное сообщество будет и дальше расширяться.

Любая точка форума  — это точка для развития коммуникации и бизнеса.

В завершении беседы подчеркнули важность проведения ПМЭФ. Форум проводится уже 24 раз — это площадка для коммуникации и развития отношений, где, кроме деловой, формируется культурная, социальная, спортивная программы. По мнению спикера, основная цель форума — не просто предоставить пользу от мероприятия и коммуникаций, а сделать каждого участника счастливым. 

Полное интервью о том, как организовать и провести мероприятие, смотрите на канале «Новое Знание».

В дополнение к теме

Организационные детали — как сделать, чтобы все прошло на высоте?

Александр Стуглев (Аlexander Stuglev) директор фонда Росконгресс рассказал, как должна выглядеть организация любого мероприятия — небольшого или такого крупного как ПМЭФ (Петербургский Международный Экономический Бизнес Форум, на котором в июне 2022 года выступал президент России Владимир Путин). Что нужно учесть:

• Безопасность. Если хотите организовать масштабное мероприятие, стоит привлечь волонтеров, изучить план эвакуации и провести инструктаж команде. Александр отмечает: важно, чтобы все было организованно.
• Качественный звук. Пока не началась программа, нужно проверить технику несколько раз, точно настроить микрофоны и другое оборудование, обговорить с собственником помещения регламент шума во время мероприятия. Если будет проводиться трансляция, также нужна подготовка.
• Температурный режим. Настройте кондиционеры и циркуляцию воздуха. Если будете проводить мероприятие зимой, комфортная температура — 22-24 градуса, если проведение летом — 23-35 градусов.
• Хороший свет. Важно, чтобы сцена качественно освещалась, прожектора не слепили публику, на присутствующих не падали пятна.

Как анонсировать предстоящее событие?

Несколько советов, как анонсировать событие или мероприятие в Москве или Санкт-Петербурге:

• Придумайте название и разработайте логотип. Поручите дизайнерам подготовить афиши и продумать фирменный стиль.
• Подумайте о продвижении в социальных сетях. Стуглев советует создать встречу в Facebook, в ВКонтакте и в Instagram — страницу события. Также можно запустить таргетированную рекламу и настроить показы на целевую аудиторию.
• По мнению Александра, можно подключить городские сообщества и блогеров рассказать о мероприятии своим подписчикам.
• Создайте простой сайт с информацией о мероприятии. Напишите и отправьте пресс-релизы о предстоящем мероприятии. Используйте деловой стиль и осветите важные вопросы — какое событие, в какой день и где будет проводиться, кто участники, какая компания выступает организаторами и спонсорами. Желательно рассылать пресс-релизы в профильные российские СМИ с целевой аудиторией, как у вас, например, в экономической сфере.