Грамотный тайм-менеджмент: Управление временем, распределение целей, отдых и хобби.

Важным аспектом грамотного тайм-менеджмента является корректная постановка цели. Эффективный вариант – метод SMART. Дарья разобрала его на примере поступления в ВУЗ. В него входят следующие пункты:

• Критерий 1 – конкретность. Если удалось поступить на платное отделение, а предполагалось поступление на бюджет, то цель не достигнута. Соответственно, правильная, конкретная формулировка – «поступить в ВУЗ на бюджет». А в каком городе вы хотите учиться? В каком именно ВУЗе? На каком факультете? Для корректной постановки цели необходимо ответить на эти и ряд других вопросов, которые исключат любую неоднозначность. 
• Критерий 2 – измеримость. Необходимо сформулировать финальную точку цели, то есть продумать ряд условий, выполнение которых будет обозначать решение задачи на 100%.
• Критерий 3 – достижимость. Проанализируйте свои возможности. Имеются ли ресурсы для достижения цели? Например, достаточно ли знаний, чтобы сдать ЕГЭ на балл, которого будет достаточно для поступления именно туда, куда вы хотите? Имеется ли финансовая возможность переезда, если речь идёт о ВУЗе в другом городе?
• Критерий 4 – непротиворечивость. Следует точно понимать, что поставленная цель полностью отвечает желаниям. Пример противоречия: вы хотите быть ветеринаром, но цель – поступить на политолога.  
• Критерий 5 – временные рамки, дедлайн. Это позволит более эффективно распоряжаться временем, планировать график.

Дискуссия
В чем идея взять не двух равных, с точки зрения эпох лидеров, а 18 век и наше время?

Дарья считает, что управленческий стиль будет схож: человек, ставящий цели и решающий задачи, приходит к успеху.

Петр I жил не в цифровую эпоху, и его решения выполнялись по совершенно другим алгоритмам. Управленческая работа сегодня кардинально отличается – любое решение, например, Германа Грефа известно во всех отделениях «Сбербанка» уже через 15 минут.

Суть в том, что речь идёт о разных этапах существования цивилизации с точки зрения скоротечности развития событий. Пётр I, уверена гостья, не нуждался в столь быстром принятии решений. Современному же управленцу зачастую необходимо принимать решения молниеносно.

Если мы поменяем их местами, эпохами, кому будет тяжелее? 

Гостья предположила, что при наличии развитых навыков критического мышления, человек из 21-го века, попавший во времена Ивана Грозного, сможет принимать нужные решения.

Если у родителей и детей разные цели, то можно ли при помощи системы SMART переубедить родителей? 

Не все родители знают о методе SMART, поэтому сначала нужно с ним ознакомить. Спикер убеждена, что не только дети должны учиться у родителей, но и родители у детей.

Как вы оцениваете молодое поколение? Насколько они приближены к современной оценке качества жизни, качества своего дня?

Современная молодёжь уже сейчас ставит себе цель – управлять своим временем. В рамках научного проекта, которым руководит гостья, были проведены исследования, показавшие интересные результаты: скорость принятия решений у молодёжи существенно выше, чем у предыдущего поколения. Ребята более мотивированы. Они знают, чего хотят добиться в жизни.

В дополнение к теме

Что такое тайм-менеджмент

В чем суть тайм-менеджмента? Тайм-менеджмент (Time management) — это методики, техники и способы управления личным временем. Он играет важную роль в контексте организации работы, планирования и реализации нескольких проектов одновременно.

Управление временем имеет разные форматы, каждый из которых успешно применяется в отдельных случаях. Известные методики тайм-менеджмента акцентируют внимание на следующих этапах:

1. Постановка цели. Это этап, на котором необходимо определить, каких целей нужно добиться путем организации личного времени.
2. Планирование. Задачи, определенные на первом этапе, должны быть поставлены в срок. Устанавливаются приоритетные цели и время для их достижения. Определяется, что и когда нужно сделать, чтобы дальнейшая реализация имела смысл.
3. Принятие решения. На этом этапе окончательно решается, в какие сроки нужнонужно ли успевать выполнять поставленные цели, какие задачи следует выполнить в первую очередь, а какие могут подождать.
4. Реализация. Это этап реализации отдельных задач, направленный на достижение поставленной цели.
5. Мониторинг. Это простой этап оценки всего проекта. Проверяется, выполнил ли процесс тайм-менеджмента свою функцию и была ли достигнута заданная цель.

Грамотная постановка целей, по сути, помогает в эффективном управлении временем. Прежде всего нужно определить цели и все, что входит в них, затем расставить приоритеты. Важно расставлять приоритеты в постановке целей. В случае приоритизации можно воспользоваться принципами матрицы Эйзенхауэра. Задачи следует разделить на несколько категорий:

• срочные и важные ― наиболее важные в контексте достижения цели, которые необходимо выполнить немедленно;
• важные, но не срочные ― одинаково важные, но могут подождать;
• срочные, но не важные ― можно быстро выполнить, но они не самые важные;
• несрочные или неважные ― теневажные, без которых цель все равно может быть достигнута.

Простое разделение целей по временному диапазону включает:

• долгосрочные цели, прокладывающие путь к основной цели деятельности, с выполнением в течение 3-5 лет;
• краткосрочные цели, представляющие собой решения поставленной цели, которые могут быть достигнуты в течение 2-3 месяцев;
• текущие цели — это конкретные задачи, которые необходимо грамотно выполнить в ближайшем будущем.

В случае делегирования полномочий в рамках большого проекта, цели должны быть фрагментированы и разделены на более мелкие между разными сотрудниками. Тогда каждый из них может максимизировать свои усилия для одной задачи, обеспечив своевременное ее выполнение. Это действие также экономит время других сотрудников. Постановка цели конкретному сотруднику позволяет проверить его потенциал и сформировать профессиональные компетенции. Кроме того, постановка задач мотивирует членов команды действовать сообща.

При делегировании следует помнить о правильной подаче информации. Нарушенная связь приводит к неточностям и мешает быстрому достижению поставленных целей. Сотрудник должен знать, что именно ему нужно сделать, как это сделать и когда. Руководитель также должен указать, почему он выбрал конкретного сотрудника, например, потому что у него есть опыт в определенной сфере деятельности. Сотрудники также должны быть мотивированы словом и делом. Важно предоставить им свободу действий, контролировать ход работы, но ненавязчиво, сводя встречи к минимуму.

Для приоритизации задач можно использовать метод ABC:

• категория А ― наиболее важные задачи, составляющие 15% всех задач и дающие 65% эффективности;
• категория В ― важные задачи, составляющие 20% всех задач, дающие 20% реализации всей цели;
• категория С ― неактуальные задачи, составляющие 65% всех задач, дающие 15% эффективности.

Тайм-менеджмент позволяет эффективно управлять личным временем и достигать поставленных целей с меньшими усилиями. Это выражается в лучшей организации собственной работы и более высоких результатах работы. Организация личного времени повышает индивидуальную эффективность, а также улучшает работу каждого человека и команды, если речь идет об организации рабочего времени в трудовом коллективе.